OUS rutiner for ekstern finansiering

​Søke om eksterne midler

Når du skal søke om ekstern midler til ditt forskningsprosjekt skal den godkjennes av leder i henhold til fullmaktsinstruksen ved Oslo universitetssykehus HF (se figur).


Figur: Det er budsjettandel til OUS som er førende for beløpsgrensene og hvem som kan godkjenne søknaden.

EU og andre internasjonale søknader

Søknader til EU og andre internasjonale finansieringskilder skal forelegges team for ekstern finansiering (grants@ous-hf.no). Nivå 2 leder skal også være forelagt søknaden før den sendes inn.

Budsjettering

Søknader skal totalbudsjetteres, både eksterne midler det søkes om og interne bidrag fra helseforetaket skal fremkomme i søknaden til finansieringskilden. Ta kontakt med økonomistab i klinikk eller team for ekstern finansiering (grants@ous-hf.no) for hjelp til budsjettering og tilgang til budsjettmaler.

Støttebrev

Team for ekstern finansiering (grants@ous-hf.no) er behjelpelig med maler for støttebrev der finansieringskildene krever dette. Støttebrevene kan godkjennes og signeres i henhold til fullmaktsinstruksen. Støttebrev i forbindelse med EU søknader håndteres av team for ekstern finansiering.

Administrative ansvarlig

Peder Heyerdahl Utne, avdelingsleder
Avdeling for forskningsadministrasjon og biobank
VO Forskningsstøtte - Oslo sykehusservice
Oslo universitetssykehus HF
E-post: grants@ous-hf.no
Tlf: 23 06 60 23

Administrative opplysninger om Oslo universitetssykehus HF

- Organisasjonsnummer: 993 467 049
- Participant Identification Code (PIC, for EU prosjekter): 99 11 04 000
- Federal Entity Identification Number (EIN): 98-1206495
- Federalwide Assurance (FWA): 00 00 65 96
- DUNS nummer: 671 185 591

Revisor for Oslo universitetssykehus HF: PriceWaterhouse Coopers

Oppstart

Prosjektleder må sørge for å få bevilgningsbrev/avtale med ekstern finansieringskilde kvalitetssikret av team for ekstern finansiering og godkjent i klinikk (leder med fullmakt) før det takkes ja til bevilgning. Det er administrativt ansvarlig ved Oslo universitetssykehus som har fullmakt til å inngå avtale (signere avtale) med den eksterne finansieringskilden.



Figur: Skjematisk fremstilling av Prosjektleders rolle og involverte støttefunksjoner i oppstartsprosessen.

”Hvem gjør hva” når Prosjektleder har fått innvilget finansiering fra Helse Sør-Øst, Kreftforeningen, Forskningsrådet og EU.

Rutine for økonomioppfølging på eksternfinansierte samarbeidsprosjekter - der bevilgningen fra finansiør skal fordeles mellom flere partnere i forskningsprosjektet.

Avtaler

Det er viktig å skille mellom avtaler som inngås med finansieringskilden (finansieringskontrakt) og avtale som inngås mellom forskere og deres forskningsinstitusjoner i gjennomføringen av prosjektet. Avtalen med finansieringskilden er ofte en standard kontrakt som Institusjon er forpliktet til å signere for å få bevilging. En samarbeidsavtale/konsortium avtale mellom forskere/ forskningsinstitusjoner åpner ofte for mye mer fleksibilitet i henhold til hva som skal og bør reguleres. Ta kontakt med team for ekstern finansiering (grants@ous-hf.no) for mal til samarbeidsavtaler og kvalitetssikring av avtaler.

Opprettelse av prosjektnummer

Prosjektleder må kontakte økonomistab i klinikk for opprettelse av prosjektnummer til bevilgingen. Søknadsskjema fås ved å kontakte økonomistab i klinikk. Husk og legge ved tildelingsbrev/avtale med finansieringskilden når prosjektskjema sendes til økonomistab i klinikk.

Team for ekstern finansiering oppretter prosjektnummer for de årlige tildelingene fra Kreftforeningen og Helse Sør-Øst.

Gjennomføring

Prosjektleder har ansvaret for gjennomføringen av forskingsprosjektet og at midlene benyttes i overenstemmelse med de betingelser som ligger til grunn for bevilgningen.

Figur: Skjematisk fremstilling av Prosjektleders ansvar og involverte støttefunksjoner i gjennomføringen av forskningsprosjektet.

Hvordan bruke midlene?

Belastning av kostnader på prosjektet gjøres ved å benytte fullstendig prosjektkontering (kostnadssted, kilde og prosjektnummer) på alle kostnader (personell, varer og tjenester) og inntekter (overføring fra finansieringskilde) til prosjektet. Denne får man fra økonomistab i klinikk etter å ha sendt inn søknadsskjema (se oppstart for hvordan søke om internt prosjektnummer).

Rapportering til Finansieringskilde

Prosjektleder er ansvarlig for fremdriftsrapporteringen (vitenskapelig og økonomisk) til finansieringskilde. Økonomistab i klinikk er behjelpelig med regnskapsuttrekk til prosjektet i forbindelse med den økonomiske rapporteringen. Ta kontakt med team for ekstern finansiering (grants@ous-hf.no) for råd og veiledning i forhold til fremdriftsrapporteringen til finansieringskilde.

Krav til timelister

Vær oppmerksom på at noen finansieringskilder (EU og Extrastiftelsen) krever timelister av alle ansatte som jobber på prosjektet. Mal for timeliste registrering fås ved å kontakte team for ekstern finansiering (grants@ous-hf.no).


Endringer

Det er prosjektleders ansvar å melde inn prosjektendringer til finansieringskilden i samsvar med kontrakten som har blitt inngått.

Eksempler på endringer som bør/må meldes

  • Prosjektperiode
  • Prosjektleder
  • Budsjett og bruk av midlene

Meld endringene til team for ekstern finansiering

Når finansieringskilden har gitt beskjed om at de godtar endringsmeldingen må prosjektlederen sende en e-post til grants@ous-hf.no for at opplysningene i de administrative systemene skal oppdateres.

Avslutning

Det er prosjektleder ansvar å sørge for at prosjektet avsluttes internt og at det leveres sluttrapport (vitenskapelig og økonomisk) i henhold til avtale med finansieringskilde.


Figur: Skjematisk fremstilling av Prosjektleders ansvar og involverte støttefunksjoner ved avslutning av forskningsprosjekter.

Ubenyttede midler

Dersom prosjektets sluttrapportering viser at det er ubenyttede midler må det sjekkes hva det står i avtale med finansieringskilde. En del finansieringskilder krever tilbakebetaling av ubenyttede midler.

Slik bestiller du revisjon

Det er PricewaterhouseCoopers som fører revisjon av prosjektregnskaper for Oslo universitetssykehus HF. Dersom en ekstern tildeler ber om revisjon av et forskningsprosjekt, ta kontakt med økonomistab i klinikk. For EU prosjekter, ta kontakt med team for ekstern finansiering (grants@ous-hf.no).

Stenging av prosjekt

Ta kontakt med økonomistab i klinikk for stenging av prosjektnummer i regnskapssystemet.