Utvikling av elektroniske løsninger for kvalitetsregistre

Felles Leveranseprosess

Når et nytt register skal få utviklet en elektronisk løsning, eller når eksisterende registre skal gjennomføre omfattende endringer, skal det etableres som et prosjekt. På denne siden beskrives leveranseprosessen trinn for trinn.

​For prosjektet skal utnevnes en prosjektleder, og en prosjektgruppe skal nedsettes med nødvendig kompetanse og kapasitet. Som et minimum skal det være representanter fra registermiljøet, servicemiljøet og IKT. Styringsmekanismer må etableres regionalt (lokalt) for å sikre at en har nødvendig forankring og beslutningsarena.

Det skal utarbeides en funksjonell kravspesifikasjon med variabelbeskrivelse og behov for rapporter (https://www.kvalitetsregistre.no/registerarbeid). Spesielt er det viktig på et tidlig tidspunkt å spesifisere hva som skal måles, og man må ha fokus på nyttevurderinger i utvelgelse av variabler og funksjoner. Det skal på grunnlag av kravspesifikasjon utarbeides estimat, og definert omfang og finansiering til oppdraget skal være tydelig og omforent mellom alle parter før en starter selve utviklingen. Styringsgruppen skal godkjenne kravspesifikasjon (funksjonalitetsgodkjenning).

Prosjektleder skal utarbeide prosjektplan med konkrete milepæler og sørge for at testplan er laget. Her skal inngå testbare akseptansekriterier, og registermiljøet må forplikte seg til å bidra med ressurser i alle fasene.

1. Formål

  • Standardisert prosess for utvikling av alle typer kvalitetsregisterløsninger
    • Kvalitetsindikatorer defineres tydelig
    • Variabler/parameter for kvalitetsindikatorer er spesifisert
  • Kontroll og styring på kvalitet i alle faser
  • Prosess-samspill med alle aktører for kvalitetsregisterområdet
    • Prosesskartlegging vedlegges

2. IKT prosess

Når et register har fått nasjonal status og konsesjon eller forskrift skal følgende hovedområder gjennomføres. Dette gjelder også ved etablering av nye hovedreleaser av registerløsningene.


IKT prosess registre.png

2.1 Etablere prosjekt

Etablering av et registerverktøy på nasjonal plattform skal følge regional prosjektgjennomføring for IKT prosjekter. Det betyr at det skal etableres en prosjektgruppe med prosjektleder samt en egen styringsgruppe for IKT-prosjektet.

Foranalyserapport

Første skritt er å utarbeide en foranalyserapport som er et beslutningsgrunnlag som grunnlag for å få godkjent økonomi, ressurser og tidsplan. Foranalysen utarbeides som et samarbeid mellom Servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre, HSØ og registereier. Denne omfatter følgende områder:

  • Beskrivelse av tjenesten/løsningen
  • Målsetning med løsningen
  • Løsningsalternativ
  • Arkitektur
  • Økonomi
  • Forslag til prosjekt
  • Test a
  • Pilot
  • Ibruktakelse
  • Forpliktelse og forankring ved ibruktakelse
  • Forutsetninger og Avhengigheter

Kravspesifikasjon

Når foranalysen er godkjent, skal styringsgruppen beslutte oppstart av en kravspesifiseringsprosess. Kravspesifiseringen utarbeides primært fra registermiljøet med målsettinger og føringer fra det SKDE og det lokale registermiljøet innarbeidet i malen.

  • Behov for rapportering
    • Kvalitetsmål, lokale og sentrale rapporter, hyppighet
    • Spesifiserte variabler for hvert kvalitetsmål
  • Beskrivelse av ønsket løsning
    • Foreligger det et digitalt nedskrevet dokument, som beskriver overordnet hva som ønskes i en framtidig løsning.
  • Felt/Variabelkatalog
    • Det må defineres opp en variabelkatalog for de ønskede felt, i det nye registeret. Variablene bør gjenspeile kvalitetsindikatorer for registret.
    • Antall variabler bør begrenses med tanke på klinikere som skal registrere data
    • Datakvalitet må vurderes i henhold til standardisering, dekningsgradsanalyser og valideringshåndboka (https://www.kvalitetsregistre.no/datakvalitet)
  • Historikkdata
    • Skal historisk data over til nyt register
    • Beskrivelse av omfang
    • Vasking av data, ansvar, kvalitet, omfang.
  • Prosjektforslag
    • Prosjektleder utarbeider prosjektforslag med tidsplan, ressursplan og økonomi samt kriterier for akseptanse

2.2 Utvikle løsning

Utviklingsfasen startes når partene (bestiller og leverandør) er enige om og har godkjent kravspesifikasjon, omfang, økonomisk ramme, prosjektplan og testplan.

Regional (lokal) prosjektleder har ansvar gjennom hele løpet for at tid, kostnad og kvalitet ivaretas i henhold til prosjektplan, økonomisk ramme og kravspesifikasjon. For å sikre en felles forståelse skal det etableres jevnlige møtepunkt i utviklingsfasen hvor leverandør demonstrerer utført arbeid.

Systemleverandør skal sørge for teknisk dokumentasjon, mens regional prosjektleder skal dokumentere evt. endringer i godkjent kravspesifikasjon.

Registermiljøet har ansvar for å utarbeide brukerveiledning. Det anbefales at denne utarbeides i utviklings- og testfasen.

2.3 Verifisere løsning

Akseptansetest/verifikasjon skal gjennomføres av registermiljøet, fortrinnsvis med en testleder som sørger for at de definerte akseptansekriteriene testes. Eventuelle feil skal meldes etter mal (JP), og følges opp av leverandør. Gjennomført test skal dokumenteres og registeret skal godkjenne løsning før fasen avsluttes.

Registeret har ansvar for at brukerne får nødvendig opplæring og at rutiner for registrering og rapportering etableres.

2.4 Avslutte prosjekt

Når registeret har godkjent løsning skal leverandør produksjonssette løsningen hos Norsk Helsenett. Verifisering i produksjonsmiljø gjennomføres av testkoordinator (hos leverandør?) og registeret.

Det skal gjennomføres et erfaringsmøte og det skal utarbeides et sluttnotat som minst skal inneholde en kort oppsummering, prosjektets mål, nødvendige oppfølgingstiltak, gevinster og evaluering, slik at en kan lære av erfaringene fra prosjektet.

Regional prosjektleder skal sørge for at videre drift og forvaltning av registeret ivaretas på en god måte. Her henstilles det til at regionene benytter etablerte rutiner for overlevering til forvaltning/drift. 

2.5 Realisere registeret

Når løsning er satt i produksjon er det viktig at registeret har fokus på at alle regioner som skal benytte løsningen tar den i bruk. Høy dekningsgrad er vesentlig for å oppnå formålet til registeret. Det må implementeres gode rutiner og opplæring til alle regioner.

Registeret har ansvar for å etablere mekanismer som sørger for kontinuerlig forbedring ved at en jevnlig vurderer funksjonelle forbedringer både knyttet til elektronisk løsning og arbeidsrutiner.