Feedback-verktøy – fra teori til praksis

Hvor vil pasienten? Og hvor langt på vei er han i sin prosess? Dette er fokus hos behandlere i Borgestadklinikken. Her er grepene som Hilde Marianne Kristoffersen brukte for å gjøre teori om bruk av feedbackverktøy, til praksis.

 

Hilde Marianne Kristoffersen (bilde) er seksjonsleder for Borgestadklinikkens poliklinikk i Skien.  Borgestadklinikken har omfattende erfaring med bruk av feedbackverktøy gjennom et seks år langt samarbeid med Barry Duncan og med Nasjonal kompetansetjeneste TSB. Nå har 80 prosent av de ansatte tatt verktøyene inn i klinisk praksis, i et felles løft mellom ledere og fagfolk.


Fire forutsetninger

Poliklinikken og behandlingsenheten i Skien var først ute med å integrere verktøyene i behandlingspraksis. Hilde Marianne Kristoffersen har erfart fire viktige forutsetninger må være til stede når ny kunnskap skal implementeres;

  • at de ansatte forstår meningen med tiltaket,
  • at de opplever nytteverdien av det,
  • at det innføres på en trygg måte og
  • at tilstrekkelige ressurser avsettes.

Snøballen rullet

Under innføringen av feedbackverktøy var alle disse forutsetningene til stede – foruten direkte tilgang til kunnskapen til Barry Duncan i USA og til teamleder Annette El- Agroudi og fagsjef Guro Brekke på norsk side:

– I begynnelsen, i 2012, var entusiasmen, sier Hilde Marianne Kristoffersen. Det vil si et lite, aktivt fagmiljø som brant for feedbackverktøy eller PCOMS som vi og Barry Duncan kaller dem.

Den amerikanske psykologen har selv holdt introduksjonskurs for behandlermiljøet på Borgestad. Alle avdelingene har behandlere som er kurset i å veilede andre i bruk av feedback-verktøy, og Duncan avlegger Borgestadklinikken årlige veiledningsbesøk.

Fra frivillighet til pålegg

I første fase var ikke det å ta i bruk PCOMS i Borgestadklinikken et krav stilt «fra oven», men en mulighet som behandlerne selv sto fritt til å velge.

Frivilligheten opphørte imidlertid i 2017 da det å bruke verktøyene ble en anbefaling i Nasjonal faglig retningslinje for behandling og rehabilitering av rusmiddelproblemer og avhengighet. Da ble bruken obligatorisk i poliklinikken. I praksis betyr det at Hilde Marianne Kristoffersen ber de som ikke bruker PCOMS å journalføre det.

– Da jeg gjorde det, var 80 prosent allerede om bord. En del seniorer som i første omgang ønsker å bli fritatt, var kommet med, frivillig og etter inspirasjon fra kolleger og ledere.   

Trygghet er viktig

Hilde Marianne Kristoffersen understreker verdien av at personale føler seg trygge.
– Dette gjelder spesielt på et så følsomt tema som feedback-verktøy, der noen ansatte kan frykte å bli sett i kortene og få negative tilbakemeldinger fra pasientene.
– Verken ledere eller ansatte må være redd for røde tall, men kunne se på negative tilbakemeldinger som en sjanse til forbedring dersom behandlingen som tilbys ikke hjelper pasienten. Da vil et godt og trygt veiledningsmiljø og gode behandlingsmøter bidra til å se nye muligheter.

Lederinvolvering

– Hva er dine råd til ledere som står i startgropa for innføring av PCOMS?
– De bør fokusere på å bygge trygge miljøer og strukturer der behandlerne opplever at de kan være åpne. De bør dessuten bruke sin gode oversikt over enhetens mål, oppgaver og tjenester, til å kople de nye elementene sammen med andre fagutviklingsprosesser som pågår. Dessuten må man kunne avsette de ressursene som trengs, både til opplæring og veiledning og til teknisk infrastruktur. Det siste var viktig i forbindelse med de elektronisk baserte ORS/KOR-verktøyene.

Medvirker til mindre drop-out

Dropout-prosenten fra klinikken har sunket i løpet av de seneste årene, og var ved seneste måling nede i 10 prosent, noe lederen mener kan tilskrives flere samvirkende forhold, for eksempel telefon/ SMS-varsling av avtaler og etterlysning ved uteblitte timer. Men mest av alt feedback-prosjektet.