Opptakt til forprosjekt et puslespill med tusen biter

Forprosjektet for Nye Aker og Nye Rikshospitalet starter 1. mars. En vesentlig del av forprosjektet er medvirkningsgruppene som skal diskutere detaljer og foreslå løsninger basert på konseptfaserapport og andre forberedende arbeider/rapporter. Det er veldig mye skal klaffe når vi skal i gang med det største medvirkningsarbeidet i OUS noensinne. Både en grundig opplæring og et par generalprøver på gjennomføringen av medvirkningsmøtene må til før vi starter opp 1. mars.

Foto printscreen teamsmøte

Deltakere på generalprøven. Øverst i midten ser vi Merete Jørstad som er gruppeleder for medvirkningsgruppe PHA Barn på Aker.


Forrige uke ble det avholdt en generalprøve for gjennomføring av et medvirkningsmøte. Med strenge smittevernregler må alt av møtevirksomhet foregå digitalt. Men hvordan få til en god møte- og medvirkningsstruktur når alt skal foregå digitalt for flere hundre personer? Hensikten med generalprøven er å tydeliggjøre rollefordeling i medvirkningsgruppen og avdekke praktiske utfordringer i de digitale møtene. Hvem skal si hva, når skal det sies og bør det være en tydeligere innføring på alle møtene?

Fakta om medvirkningsarbeidet

På det mest hektiske er omtrent 40 medvirkningsgrupper i aktivitet og hver gruppe består av 8-10 ansatte, brukere, vernetjeneste og tillitsvalgte. Hver gruppe skal møtes omtrent ni ganger i en fem ukers syklus. Gruppeleder fra OUS leder medvirkningsmøtene med hjelp fra fagkoordinatorer og representanter fra Helse Sør-Øst prosjektorganisasjon (HSØ PO). OUS har i tillegg til medvirkningsgruppene opprettet referansegrupper som skal understøtte og kvalitetssikre medvirkningsgruppenes arbeid, og dessuten vurdere flyt av pasienter, varer og kompetanse mellom funksjonsarealer.  I referansegruppene deltar omtrent 20 ansatte.

På opplæringssiden kan du se hvordan møtestrukturen blir, hvem som er gruppedeltakere og hvilke roller de har.

Generalprøve

Alle gruppeledere for de 40 medvirkningsgruppene deltok på generalprøven sammen med klinikkontakter og fagkoordinatorer. Arne Myklebust er en av fagkoordinatorene og har god erfaring fra konseptfasen.

- Erfaringer fra medvirkningsprosessen i konseptfasen viste at mindre grupper vil gi større utbytte og legge til rette for en enda mer reell medvirkning. Det er lettere å ta ordet og si sin mening når det er færre i et møte og tiden legger til rette for en tydeligere diskusjon når færre er til stede, sier han.

For at medvirkningsmøtene skal fungere etter hensikten må det være en tydelig struktur i møtene. Det skal være en klar problemstilling før oppstart av møtet og det skal komme et resultat fra møtet som skal spilles inn til arkitektene. I generalprøven ble medvirkningsgruppen ‘Funksjonsplassering Aker med vekt på PHA barn’ og ‘Funksjonsplassering RH med vekt på endoskopi’ brukt som et eksempel. Merete Jørstad og Ivan B. Dahl er gruppeledere for disse gruppene. I generalprøven gikk de igjennom gangen i et medvirkningsmøte for å avdekke spørsmål som kan dukke opp underveis både av praktisk og faglig art.

Som leder for en av gruppene som skal i gang om få uker, hva tenker du var nyttig med generalprøven?

Merete: Det var nyttig å se hvordan «vinduet» ser ut, hvilke felt jeg skal ha åpne, hvordan jeg kunne navigere mellom presentasjon og de som snakket.

Ivan: Jeg tenker at det var nyttig å få forberede hodet på hvordan Teamsmøter avvikles. Det var også svært nyttig med tanke på å avklare rammer for diskusjon og oppgavefordeling, for eksempel ansvar for referat.

Hva tenker du er utfordringen med å gjennomføre møtene digitalt?

Merete: Jeg savnet litt at jeg visste hvem jeg skulle henvende meg til med navn i møtet, men det regner jeg med blir enklere i det virkelige møtet med færre deltakere. Utfordringen med å utføre digitalt er for min del hva jeg gjør om en eller flere av deltakerne faller ut eller får tekniske problemer. Skal vi da fortsette eller skal vi stoppe og forøke å løse det. Jeg opplevde selv at møtet lagget veldig den siste timen, slik at det var stor forsinkelse på når jeg trykket på rekk opp hånda og til den faktisk kom opp. I tillegg tok det lang tid fra jeg trykket slå på mikrofon til den kom på. Tale og bilde var ikke synkronisert. Dette gjaldt som sagt bare på slutten av møtet.

Ivan: Utfordringene tenker jeg blir størst dersom man har uklare møteregler for det kan skape uorden. Det kan være utfordrende og være digital gruppeleder samtidig som man skal ta notater.
Jeg tenker at jo mer konkret oppdraget til medvirkningsgruppen er formulert, jo lettere blir det å avvikle møter digitalt.

Foto printscreen teamsmøte

Deltagere på generalprøven. Øverst i midten ser vi Ivan Bjerknesli Dahl som er gruppeleder for Funksjonsplassering med vekt på endoskopi på Rikshospitalet. Nederst til venstre ser vi Bergsvein Byrkjeland som er samhandlingsansvarlig i Nye OUS.

Hva tenker du kan være gevinstene med digital gjennomføring?

Merete: Jeg synes det fungerte fint at alle satt ulike steder, og at det blir et disiplinert møte. Tror også at det er lettere å få møtedeltakelse når det er kun innlogging som kreves, fremfor fysisk oppmøte.
Det kan nok være utfordrende å komme til orde hvis det er mange deltakere slik som i denne generalprøven.

Ivan: Tidsbesparende. Smittevern. I framtiden er det kanskje å foretrekke å møtes under samme tak.

Andre refleksjoner om veien frem til oppstart av forprosjektet?

Merete: Frem til forprosjektet og oppstart av medvirkningsgruppene tror jeg det er lurt, slik det legges opp til, at det utformes mest mulig av maler og agendaer. Dette vil lette arbeidet med å styre diskusjonene og innspillene til det konkrete man ønsker. Det vil også være lettere for meg som gruppeleder hvis det gjennomgås av PO og arkitektene hvorfor man har valgt slik og slik og at det vi kan påvirke og mene noe om er helt konkret. Det hadde vært ok å få tilbakemelding om tekniske ting som lyssetting, lyd etc.

Mye som skal ordnes før oppstart

Medvirkningsprosessen er omfattende og når gruppene setter i gang vil det være mye informasjon og møteaktivitet på kort tid. Derfor er det utarbeidet et opplæringsopplegg i forkant for å gi deltagerne en forståelse for prosessen og verktøy for oppgaven hver enkelt deltager skal inn. Opplæringen består i en rekke videopresentasjoner, inspirasjonsside og dokumenter.

Bergsvein Byrkjeland, spesialrådgiver/samhandlingsansvarlig ved Nye OUS, har hatt ansvar for opplæring og generalprøven før oppstarten.

Hvorfor er det så viktig med en god opplæring i forkant av medvirkningsprosessen i forprosjektet?

- Våre kolleger som vil engasjere seg i medvirkningsgruppene har mye erfaringsbasert kunnskap og god rolleforståelse, og dessuten sine nettverk både i og utenfor eget fagmiljø – det er det viktigste! Likevel er det vesentlig med en grunnleggende innsikt i historien som har ført oss frem til dagens situasjon, hvordan store byggeprosjekter er organiserte, hva de ulike partene har ansvar for og hvordan et forprosjekt, rent praktisk, foregår. Ambisjonen er at de nye sykehusene skal ha en optimal funksjon med høy standard både for pasienter, ansatte, pårørende, studenter og andre brukere og besøkende. Vi håper at opplæringen skal gjøre oss i stand til å påvirke planleggingen i retning av denne ambisjonen.

Hvordan synes du arbeidet har gått nå som alt må gjøres digitalt? Fordeler og ulemper?

- Forprosjektet har vært planlagt lenge, men formelle vedtak har tatt tid og vi har justert rammer og innhold i flere omganger etter som pandemi og restriksjoner har utviklet seg. De viktigste fordelene med en digital opplæringspakke er at den er fleksibel og skaper frihet for deltakere til gjennomføre mindre kursbolker når det passer i hverdagen. Ulempene er flere, men vi savner selvsagt å bli bedre kjent med den enkelte og å lese kroppsspråk i fysiske møter.

Hva ser du som den største utfordringen i gjennomføringen av medvirkningsgruppene?

- Det er flere, men gjennom grundig planlegging og to generalprøver har vi sammen med klinikk kontakter og gruppeledere øvd oss både på bruk av teknologiske verktøy, og hvordan vi best mulig skal fordele roller og oppgaver i møtene. Dessuten har vi det siste året fått betydelig bedre brukerkompetanse på ulike IKT-verktøy, mange har eksperimentert med funksjoner, og jeg mener mulighetene i en digital medvirkningsprosess er større enn utfordringene.

Tenker du at de som skal delta i gruppene skal være godt nok forberedt på det som de skal inn i?

- Igjen – det viktigste er ikke at vi skal kunne alle spissfindigheter innen store bygningsprosjekter, men å samle inn, sammenfatte og formulere faglige argumenter for best mulige løsninger – enten det gjelder plassering av funksjoner eller (senere) mer detaljerte løsninger for utforming og bestykning av ulike rom. Det er jeg trygg på at våre bidragsytere er mer enn godt nok forberedte til.

Har du noen andre refleksjoner om opptakten til forprosjektet og medvirkningsarbeidet?

- Vi gleder oss til – endelig – å komme i gang, og tror engasjement, entusiasme og eierskap vil øke i takt med at de nye sykehusene tar form, avslutter Bergsvein.


Interessert i mer om medvirkningsarbeidet i Nye OUS? Lytt til Snakk om Nye OUS #6 Medvirkning i forprosjekt og ta en titt på nettsidene til Nye OUS.

Konseptrapport for Nye Aker og Nye Rikshospitalet finner du her.