Usikkerhet som begrep rommer både trusler og muligheter, og usikkerhetsledelse handler om å identifisere, analysere, evaluere, håndtere og overvåke disse. Dette jobber de seks bygge- og utviklings programmene i OUS kontinuerlig med. Arbeidet skal påvirke fremdriften og realiseringen av programmenes overordnede effektmål som er beskrevet i beslutningsunderlagene.
Risikostyring er en sentral del av dette arbeidet, og skal sikre at risikoer som truer fremdrift og/eller gevinstrealisering følges opp med forebyggende eller kompenserende tiltak.
De seks bygge- og utviklingsprogrammene i sykehuset jobber kontinuerlig med usikkerhetsledelse for å sikre fremdrift og realisering av effekter beskrevet i godkjente beslutningsunderlag. For hvert av programmene er det utarbeidet et styringsdokument kalt «Plan for risikostyring», som beskriver hvordan usikkerhetsledelse i programmene skal gjennomføres.
Det er også viktig å sikre god forankring og forståelse samt definere eierskap til aktuelle usikkerheter og tiltak. Det skal til enhver tid skal være tydelig hva som er usikkert, hva det kan innebære, hva som er foreslåtte tiltak og hvem som er ansvarlig for at tiltakene iverksettes. Usikkerheter rapporteres også til styremøter i Oslo universitetssykehus tre ganger i året.
Til enhver tid foreligger det oppdatert risikobilde og risikomatrise for programmet. Månedlig rapporterer jeg risikobildet til programstyret og tre ganger i året til styret i OUS
Camilla Aanestad, programleder Ny Sikkerhetspsykiatri
Roller og ansvar
Det er et skille mellom roller og ansvar i arbeidet med usikkerhet. Noen typer usikkerhet håndteres av byggherre, og noen typer usikkerhet følges opp av Oslo universitetssykehus.
Helse Sør-Øst RHF er byggherre for Nye Radiumhospitalet, Ny sikkerhetspsykiatri, Nye Aker og Nye Rikshospitalet. Byggherre har ansvar for egen risiko- og usikkerhetsstyring gjennom konseptfase, forprosjekt og gjennomføringsfase.
Oslo universitetssykehus har ansvaret for medvirkning og skal jobbe for at ansattes, pasienters og pårørendes behov og krav i størst mulig grad blir ivaretatt. OUS er også ansvarlig for at organisasjonen er klar til å ta i bruk de nye byggene og at planlagte gevinster kan realiseres i et driftsperspektiv. For eksempel kan ny teknologi og infrastruktur bety endringer i arbeidsflyt, rutiner og pasientbehandling. Gode opplærings- og testplaner er derfor et sentralt ansvar for OUS. Vi skal følge opp usikkerheter som kan være til hinder eller fordel for gevinstrealiseringen i nye bygg.
De seks bygge- og utviklingsprogrammene er selv ansvarlige for å følge opp tiltakene som foreslås. Etter hvert som tiltak gjennomføres, evalueres usikkerheten igjen, og det vurderes behov for ytterligere tiltak.
Risikostyring
Hvert av de seks programmene i OUS har oppført et programstyre, som består av klinikkleder, brukerrepresentant, verneombud, tillitsvalgte og representant fra direktørens stab.
Programlederne i OUS legger månedlig frem oppdatert risikobilde i sine programstyrer. Programstyrets rolle er å gi innspill, foreslå tiltak og følge opp risikovurderingen videre. Programstyret eier det aktuelle programmets risikobilde, og skal følge opp og sørge for at tiltak iverksettes. Når en ny risiko identifiseres, fylles det ut et skjema som programlederne bruker til å involvere berørte parter. Dette for å sikre at en er omforent med forståelsen av den aktuelle risiko samt påfølgende sannsynlighet og konsekvens. Felles forståelse av risikoen er viktig for å kunne iverksette effektive tiltak.
Muligheter
I bygge- og utviklingsprogrammene er risikostyring et sentralt verktøy som benyttes til god planlegging og å sikre riktige tiltak. Videre fokuserer OUS også på å synliggjøre og realisere muligheter.
Det planlagte Livsvitenskapsbygget gjør det for eksempel mulig å samle flere fagmiljøer i samme bygg. Dette gir muligheter for mer effektive arbeidsprosesser og bedre samhandling, i tillegg til at det er kostnadseffektivt. Livsvitenskapsbygget vil også bli en attraktiv arbeidsplass med topp moderne infrastruktur og utstyr, hvor studenter og klinikere sammen utvikler morgendagens løsninger.
Livsvitenskapsbygget skal ha en ledende rolle innen forskning, utdanning og fagutvikling. Samlokaliseringen er derfor sentralt for måloppnåelsen.
Kontaktinformasjon
Carl-Fredrik Røøk, spesialrådgiver risikostyring, Nye OUS.