Fra postkasse til skjerm – «brevprosjektet» inn i drift

Før fikk du et brev i posten fra sykehuset. Nå får du et «pling» i telefonen per sms eller e-post sekunder etter at brevet er sendt fra sykehuset.
Illustrasjonsfoto av pc og mail.
Illustrasjonsfoto: Shutterstock

​Trygt, raskt og enkelt for pasienten! Dette er slagordet Helse Sør-Øst benytter om «brevprosjektet». For med prosjektet Digitale innbyggertjenester, delprosjekt Digital utsending av brev, har pasientene virkelig fått en bedre og enklere løsning.

– Med dette arbeidet har vi gjort en viktig jobb for at pasientene skal møte opp på riktig sted og godt forberedt til time ved sykehuset, sier en godt fornøyd prosjektleder, May Cicilie Voldhaug.

I disse dager ser hun prosjektet gli over i drift med klare mål for øyet. Selve den digitale løsningen skal overleveres til Forvaltning og drift i månedsskifte august – september.

– Men viktigst av alt. Dette gir et løft til riktig, enkel og forståelig informasjon til pasientene.

Forstår innholdet i brevene

– Hovedjobben i prosjektet har dreid seg om å flytte papirer over på digitale plattformer for å nå målet om å sende digitale brev. Men hovedmålet med prosjektet har hele tiden vært å få fornøyde pasienter som forstår innholdet i brevene de mottar, forklarer Voldhaug.

Som følge av dette håper sykehuset at færre pasienter behøver å kontakte sykehuset med spørsmål samt at færre uteblir fra timeavtaler. Slik kan tid frigis for både helsesekretærer og helsepersonell til andre viktige oppgaver til beste for pasientene.

60 prosent digitale brev

– Vi har et overordnet mål om at 60 prosent av alle brev til pasienter skal sendes digitalt. For å få til det har vi ryddet i eget hus. Vi har slettet, ryddet og fått på plass et klart og tydelig språk. I de nye tekstene skal det ikke være tvil for pasienten om forholdsregler og forberedelser de skal gjøre før de kommer til sykehuset, sier Voldhaug.

Nå er innholdet i brevene kvalitetssikret slik at det ligger rett informasjon i brev og på nettsider.

– Det har vært en todelt arbeidsprosess, vi har både jobbet med digitalisering og rydding parallelt, sier Voldhaug.

Postkassene

Med digitale brev får du posten direkte i «Min helse» på helsenorge.no, eller i din digitale postkasse med en gang de er sendt ut fra sykehuset.

På helsenorge.no kan du bruke BankID, BankID på mobil, Buypass ID eller Commfides e-ID for å logge inn til tjenestene. Mer informasjon om dette samt om personvern og sikkerhet, finnes på Helsenorge sine sider.

Lenke til innlogging og oversikt over tilgjengelige tjenester finnes på minhelse.helsenorge.no.

For de som ikke bruker helsenorge.no er det også mulig å få brev fra sykehuset via Digipost eller eBoks.

Positive erfaringer ved SSE

En av dem som har fersk erfaring med digital utsending av brev er Katrine Knutsen, enhetsleder på inntakskontoret ved Spesialsykehuset for epilepsi, SSE

– Vi var først veldig skeptiske til at pasientene nå må oppsøke mye av informasjonen selv. Vi var redd for at det ville bli et dårligere tilbud, og at viktig informasjon ble borte.

Knutsen forteller at de nå har prøvd dette ut i to uker.

– Jeg tror at dette vil gå veldig bra. Vi har jobbet med å forbedre nettsidene våre slik at pasienten får god informasjon via linker i det digitale brevet. Her vil de finne mer informasjon en det vi tidligere sendte ut pr brev. Det blir nok en overgang for mange, men jeg tror de fleste vil synes at dette er nyttig og en forbedring. Nå får pasientene mindre og mer konkret informasjon i selve brevet. Det er dette pasientene ønsker. Og nå får de det.

Knutsen forteller at de har fått tilbakemeldinger fra noen pasienter allerede og at de utelukkende har vært positive.

De ansatte opplever at det er både raskere og enklere å sende innkalling nå. Pasienten får innkallingen med en gang mens det tidligere kunne gå opptil en uke.

– Dette sparer oss for masse tid. Og den tiden vi sparer kan vi bruke til beste for pasientene. Den skeptiske holdningen vi hadde, har nå snudd. Nå er alle ansatte veldig positive til dette. Nå gjenstår det å se om dette fører til bedre oppmøte og mindre henvendelser. Vi får håpe det, sier Knutsen.

Områder for gevinstrealisering

  1. Pasienttilfredshet.  OUS vil gjennomføre brukerundersøkelser per telefon i løpet av høsten 2020. Det er viktig å finne ut pasientenes opplevelse av tjenestene og innholdet, forståelse av innholdet, nytteverdi samt uro og engstelse knyttet til innholdet i brevet.
  2. 60 % av alle brev sendes digitalt. Digital forsendelse skal være førstevalget når brev skal sendes til pasienter. 
  3. Regnskapstall og porto. Når flere brev sendes digitalt vil portoen synke tilsvarende, og sykehuset spare penger. OUS kan spare cirka 5,5 millinoner kroner i porto og materiell.