Ofte stilte spørsmål

For øyeblikket finnes det to regionalt godkjente sporingsløsninger for forskningsbiobanker i Helse-Sør-Øst. eBiobank og eLabNext (ELN). For hjelp til å komme i gang og andre spørsmål om sporingsløsning, kontakt Forskningsstøtte.

Før bestilling av fryser til fellesarealer for biobanking: 

1. Send forespørsel om plass i felles fryserarealer til Biobank OUS; biobank@ous-hf.no.
   Forespørselen skal inneholde
   • type fryser (skap/kiste)
   • fryserens mål
   • frysertemperatur
   • ønsket plassering av fryser (lokasjon)
   • organisasjonsenhet fryseren er knyttet til
2. Biobank OUS behandler forespørsel og informerer Enhet for spesialutstyr. Forespørsel vil aksepteres så lenge det er plass og det ikke er aktuelt å benytte automatlager. Det vil i noen tilfeller være behov for å bytte type fryser eller at plass tildeles på en annen lokasjon enn ønsket. Biobank OUS merker tildelt plass i fryserlokalet. 
3. Søknad om anskaffelse av fryser meldes inn i PeRMit (eHåndbok - PeRMit: Innmelding av MTU-behov). 
4. Når forespørselen er behandlet i PRU (Prioriteringsutvalget for medisinsk-teknologisk utstyr) blir man kontaktet av Enhet for spesialutstyr som bistår i anskaffelsen. Rammeavtale skal følges der dette finnes. Ved behov for validering, bestilles dette fra leverandør som en del av anskaffelsen. 
5. Avtale om bruk av felles fryserlokaler inngås eller eksisterende avtale utvides. 

Hvis man har fryser i Biobank OUS’ fellesarealer:

1. Vakt rykker ut ved varsel og evakuerer materiale til back-up fryser ved behov. Kun materiale i stativer blir evakuert. Kontaktskjema flyttes til back-up fryseren.
2. Vakt gir beskjed til primærkontakt og Biobank OUS senest neste arbeidsdag om havari og hvilken back-up fryser materialet er flyttet til. Hvis primærkontakt ikke svarer, følges kontaktskjema på fryser videre.
3. Enhet for spesialutstyr vurderer om fryser skal forsøkes reparert eller erstattes, og bestiller vurdering fra leverandør iht. rammeavtale ved behov.

Hvis man har frysere på andre lokasjoner: 

1. Det varierer fra lokasjon til lokasjon hvordan rutinene er ved havari. De fleste steder blir kontaktperson ringt opp av teknisk vakt og må rykke ut og evakuere materiale selv. Når materiale er evakuert eller eier får beskjed om at materiale er evakuert:
2. Back-up fryseren merkes med informasjon om at materiale er flyttet til fryseren og kontaktskjema overflyttes. Hvis ikke hele fryseren fylles, skal også stativer merkes med tilhørighet – enten enkeltvis eller for en tydelig definert gruppe stativer.
3. Eier gir beskjed til Biobank OUS om havari og hvilken back-up fryser materialet er overført til.
4. Det vurderes om fryser skal forsøkes reparert eller erstattes. Enhet for spesialutstyr kan bistå i vurderingen.

Ved reparasjon: 

1. Reparasjon skal bestilles og utføres så snart som mulig.
2. Når fryser er satt på og har nådd lagringstemperatur, gis beskjed til fryserens eier (hvis det ikke er de selv som har koordinert reparasjon) og til DV (drift og vedlikehold) som skal aktivere fryseren i temperaturovervåkingssystem.
3. Materiale flyttes tilbake til opprinnelig fryser av fryserens eier og kontaktskjema flyttes med materiale.
4. Beskjed gis til Biobank OUS (biobank@ous-hf.no) om at back-up fryser er tømt.

 Ved kassering av fryser: 

1. Alle punkter utføres av eier av havarert fryser hvis ikke annet er beskrevet.
2. Fryser merkes med kassert og fjerning av fryser bestilles. For bygg 6 på Aker utføres dette av Enhet for spesialutstyr.
3. Gi beskjed til Biobank OUS (biobank@ous-hf.no) om plass i felleslokalet skal beholdes eller ikke.
4. Ev. ny fryser skal anskaffes så snart som mulig. 

Ja, men prøvene kan da ikke plukkes enkeltvis av automatlageret, men man kan få ut hele boksen.