Utlevering av data

Koordineringsenhetens register er hjemlet i psykisk helsevernloven § 5-2b. Opplysningene registreres og behandles uten samtykke fra den domfelte. Formålet med registeret er å:

• gi helse- og omsorgstjenesten nødvendig informasjon for å kunne planlegge tjenestetilbudet til de domfelte,
• gi nødvendige opplysninger om de tiltalte og domfelte, slik at helse- og omsorgstjenesten og justissektoren kan ivareta sine lovpålagte plikter, herunder ansvaret for samfunnsvernet
• gi koordineringsenheten nødvendig informasjon om tiltalte og domfelte for bedre å sikre nødvendig samhandling mellom helse- og omsorgstjenesten og justissektoren

For informasjon fra vårt register vises det til koordineringsenhetens årsrapport, som publiseres i februar hvert år.

Dersom informasjonen du er i behov av ikke er å finne i årsrapporten, og det likevel er behov for ytterligere informasjon, se enhetens vedtekter for utlevering av data under. 

Utlevering av data fra registeret

Utlevering av data fra register gjennomføres etter følgende prinsipper:

1. Retningslinjer for bruk av data i samsvar med registerets formål 
2. Retningslinjer for bruk av data til vitenskapelige formål 

Det er opp til Koordineringsenheten å vurdere om utlevering av data er i tråd med registerets formål. 

1. Retningslinjer for bruk av data i samsvar med registerets formål

Utlevering av identifiserbare data

Ved skriftlig henvendelse til registerets leder utleveres nødvendige opplysninger dersom følgende forutsetninger er oppfylt:

• Opplysningene må være nødvendige for at helse- og omsorgstjenesten skal kunne planlegge tjenestetilbudet til de domfelte, jf phvl § 5-2b, litra a
• Opplysningene må være nødvendige for at helse- og omsorgstjenesten og justissektoren kan ivareta sine lovpålagte plikter, herunder ansvaret for samfunnsvernet, jf phvl § 5-2b, litra b

Ved ønske om utlevering av data, skal skriftlig henvendlese sendes på e-post til koordineringsenheten@ous-hf.no. Henvendelsen skal inneholde følgende informasjon:

• Kontaktinformasjon om søker
• Formål med bruk av data den anmodes om innsyn i
• Hvilken informasjon som ønskes utlevert

Utlevering av anonymisert data

Ved skriftlig henvendelse til koordineringsenheten kan enklere data utleveres dersom følgende forutsetninger er oppfylt:

• Informasjonen gis uten kode eller andre kjennetegn for individ
• Informasjonen skal kun bestå av aggregerte data om større grupper av pasienter og skal ikke kunne knyttes opp mot identifiserbare størrelser som eksempelvis en pasient.

Ved ønske om utlevering av data, skal skriftlig henvendlese sendes på e-post til koordineringsenheten@ous-hf.no. Henvendelsen skal inneholde følgende informasjon:

• Kontaktinformasjon om søker
• Formål med bruk av data den anmodes om innsyn i
• Hvilken informasjon som ønskes utlevert

2. Retningslinjer for bruk av data til vitenskapelige formål

Skriftlig søknad om utlevering av data fra registeret til vitenskapelige prosjekter, skal sendes koordineringsenheten som forbereder saken. Av søknaden må det fremgå:

• Navn, adresse, telefon, e-post og avdelings-/virksomhetstilhørighet for den som søker
• Formål med bruk av data det anmodes om innsyn i
• Prosjektbeskrivelse
• Hvilken tidsperiode opplysningene skal hentes fra
• Hvilke datapunkter som skal studeres
• Hvordan skal resultatene formidles (abstract/publikasjon)
• Redegjørelse for samarbeidspartnere og medforfatterskap
• Redegjørelse for og kopi av hvilke tillatelser som er innhentet, inkludert søknad.

Utlevering av data til vitenskaplige formål forutsetter skriftlig bekreftelse fra Personvernombud ved OUS på at alle nødvendige godkjenninger er innhentet fra enten REK eller Datatilsynet, avhengig av type forskning. Personvernombudet bestemmer hvordan data skal utleveres og oppbevares ihht taushetsplikten.

Ved ønske om utlevering av data, skal skriftlig henvendlese sendes på e-post til koordineringsenheten@ous-hf.no. Henvendelsen skal inneholde følgende informasjon:

• Kontaktinformasjon om søker
• Formålet med bruk av data det anmodes om innsyn i
• Hvilken tidsperiode opplysningene øsnkes hentet fra
• Hvilke datapunkter det anmodes okm innsyn i
• Hvordan resultatene skal formidles (abnstract/publikasjon)
• Redegjørelse for samarbeidspartenere og medforfatterskap
• Redegjørelse for og kopi av hvilke tillatelser som er innhentet (søknader om tillatelser må vedlegges)
• Eventuelle tillaggsopplysninger
• Prosjektbeskrivele må vedlegges

Hvem kan be om utlevering av data?

Det finnes ingen føringer for hvem som kan be om utlevering av data fra koordineringsenhetens register, så fremt uthentingen er i tråd med registerets formål. Koordineringsenheten mottar imidlertid svært mange henvendelser om utlevering av data fra mange ulike nivå og personer, både i helsetjenesten og i justissektoren. Koordineringsenheten anmoder derfor om at henvendelser, så langt det lar seg gjøre, samkjøres og sendes fra ledelsen/linjen i de ulike organisasjonene.

Saksbehandlingstid

Koordineringsenheten skal bekrefte mottak av skriftlig henvendelse så snart som mulig. Videre har koordineringsenheten 3 ukers saksbehandlingstid på saker som omhandler utlevering av data.