Lokale erfaringer med "fremtidsarbeid"

Fremtidsstudien «Rus- og avhengighetsbehandling 2035» gir bedre forståelse for hvilke utfordringer og muligheter vi som jobber i feltet står overfor. Den skal hjelpe oss med å identifisere hva vi må begynne å gjøre annerledes allerede i dag, for å møte fremtiden på best mulig måte.

Rapporten identifiserer områder vi ikke er godt nok forberedt på å møte – nå handler jobben om å starte opprustingen og utvikle tjenestene som skal møte fremtidens behov.

Hvordan tar vi fatt på dette arbeidet? Vi har spurt noen av miljøene som har samlet kreftene i personalgruppen, i egne fagdager for å jobbe med tjenesteutvikling. Noen har brukt fremtidsstudien som utgangspunkt for samlingen.

I god driv ved Sykehuset i Vestfold

Hvorfor ønsket du å samle medarbeidere til en egen fagdag om tjenesteutvikling for fremtiden?

– Forutsetningene for å møte fremtiden er best hvis alle forstår det samme, samtidig. Formålet med dagen var at flest mulig deler morgendagens utfordringsbilde, at så mange medarbeidere og ledere som mulig fikk samme informasjon og prosess knyttet til nødvendig utvikling, og å få frem gode initiativ og ideer fra alle deler av organisasjonen. 

Hvordan var dagen lagt opp?

– Dagen ble åpnet ved avdelingssjef, for å formidle lederforankringen. Deretter ble funnene fra fremtidsstudien «Rus- og avhengighetsbehandling 2035» presentert, slik at vi alle fikk en felles forståelse av utfordringene vi står overfor i fremtiden. Dette ble fulgt opp av en gruppedialog-økt etter metoden Verdenskafé. Gjennom denne økten ville vi øke den mentale forberedelsen på fremtiden, og fremme gode initiativ for utviklingsarbeid.

Hvor forberedt mener du at dere er på å møte fremtidens behov?

– Vi er mentalt forberedt på det som kommer, og er i god driv. Vi har hele tiden vært i utvikling, og sett fremover – det er en kontinuerlig prosess. Med nye tider og ny utvikling, kommer enda nye behov. Vi vil aldri oppleve å komme helt i mål, men at vi skal klare å holde tritt med utviklingen og sikre stadig bedre tjenester til pasienter i TSB i Vestfold, det tror jeg på.

– Flere pasienter må få tilbud om digital behandling og nye behandlingsformer. Dette jobbes det aktivt med i vårt sykehus. Vi jobber også med å fortsatt forbedre akuttkjeden, og intensivere poliklinisk behandling, samtidig som vi vil jobbe mer ambulant. Enda tettere samarbeid med frivillige og ideelle, samt brukere på systemnivå, er nødvendig. Mer sammenhengende behandling, og bedre samarbeid mellom tjenestenivåer for de med langvarige og sammensatte behov, er også et viktig forbedringsområde. I tillegg er det behov for intensivering av døgnbehandling, «innskrivningsklare pasienter», større grad av både brukermedvirkning, eksponeringstrening og fleksibilitet mellom døgninnleggelse og trening i eget hjem.

Har fagdagen endret hvordan dere tenker rundt, og planlegger for, fremtidens rus- og avhengighetsbehandling?

– Vi opplever at dagen bidro til økt bevissthet og større grad av felles forståelse. Noen nye ideer dukket opp, men det ble også tydelig at «gamle» verktøy som IP (individuell plan) bør brukes mer planmessig i behandlingen.

Hva er tre viktige suksessfaktorer for å lykkes med å involvere personalgruppen i tjenesteutvikling?

– Lederforankring. 

– Felles forståelse for utfordringsbildet. 

– Følge opp innspillene som kom frem i arbeidet. Deleger og involver, også i oppfølgingsarbeidet.

Idebonansa ved Tyrili

Hvorfor ønsket du å samle medarbeidere til en egen fagdag om tjenesteutvikling for fremtiden?

– Da vi hadde en dag med «fremtidslaboratorier» på Tyrilis stiftelsessamling, deltok 200 medarbeidere på tidenes idebonansa! Målet var å drive innovasjon og skape utvikling fra dem som er nærmest pasientene. Fokuset skulle være på fremtid og det som vi må bli bedre på. Kunsten med utvikling er å ikke bli stående fast i det vi gjør i dag, men se etter muligheter utenfor boksen, eller utenfor det etablerte, for å finne nye svar på gamle problemer.

Hvordan var dagen lagt opp?

– Alle laboratoriene hadde egne lab-ledere som holdt en kort innledning til tema. De beskrev formålet med økten, forklarte metoden og satte fokus. At alle gruppene får like instrukser på metoden er viktig for at deltagerne oppfatter oppgaven likt, kommer raskt i gang og holder fokuset på å komme med ideer.

– Denne metoden kan brukes på ett eller flere tema. Vi hadde seks fremtidslaboratorier hvor vi idemyldret rundt følgende temaer:

• Behandlingsinnhold – målgrupper, behandlingsmodeller, brukermedvirkning og selvhjelpsaktivitet
• Kunnskapsdeling – inntaksforberedelser og behandlingsforløp ved ulike enheter i Tyrili
• Digitalisering – apputvikling, videokonferanse, e-læring og spillbasert læring
• Mangfold – kvinnetilbud, inkludering av minoriteter og nye pasientgrupper
• Helse – røykeslutt, fysisk aktivitet, helseoppfølging, kosthold og ernæring
• Miljø – klimamål, tiltak på forbruk og klimautslipp i Tyrili

– Det kom inn til sammen 2150 ideer og forslag! FOU hadde en kjempejobb med å sortere og kategorisere disse i etterkant, og de vurderte ideenes styrke basert på volumet av like svar.

– På TSB-lederkonferansen 2023 fikk ledere som deltok på en av parallellsesjonene en liten smakebit på hva et fremtidslaboratorium er. Metoden har blitt brukt videre ved våre enheter i Tyrili for å jobbe med pasientenes egne ideer til utvikling.

Hvordan forbereder dere dere på å møte fremtidens behov?

– Utvikling og endring er konstant! Det er ikke noe vi gjør i rykk og napp. Vi må snakke om det som at det er «normalen». Likevel er det viktig å markere avslutningen på et endrings- eller utviklingsarbeid, slik at vi kollektivt oppfatter når endringen er over. Overbelastning av utvikling og endring er det som skaper størst motstand mot nettopp utvikling og endring. Dersom vi ikke har oversikt over pågående og ferdig etablerte endringer, fører det til frustrasjon hos personalgruppen. Derfor er det viktig å formidle når et endringsarbeid er over, og være tydelig på hvilke endringer som pågår nå.

Hva er tre viktige suksessfaktorer for å lykkes med å involvere personalgruppen i tjenesteutvikling?

– Den viktigste erfaringen er at gjennomføring av endringer starter med å involvere de som blir berørt av den. Ingen liker å få påført endringer de ikke selv har bedt om eller ønsker. Mine kollegaer vet hvor skoen trykker, og er de som skal stå i endringen når den er gjennomført. Når utvikling og endring blir sett på som noe positivt, skaper det engasjement og motivasjon.

– Det å kunne bidra til å øke den indre motivasjonen for å gå på jobb – skape tilhørighet, gi en opplevelse av å være en betydningsfull deltaker og en del av et arbeidsmiljø hvor du blir hørt og er med på å forme tilbudet vi gir – er noe av det mest givende jeg gjør som leder.

– Jeg har lært at når vi legger godt til rette for en fagdag hvor vi sammen jobber med utvikling, så får vi enormt mye igjen og mange som kan drive utviklingen sammen, i etterkant. Det å ta innspillene på alvor er viktig.

– Hvis jeg skal begrense meg til tre viktige suksessfaktorer, så blir det:

• Bruke tid på å planlegge tema, form og metode for dagen.
• Skap engasjement og fokus med én eller flere korte innlegg.
• Ikke la det være én enkelt happening – følg opp utviklingsideer og spor.
• Bonus: Sett av tid til å feire eller markere når utviklingen eller endringen er ferdig og implementert!

Nåtid og fremtid ved Helse Møre og Romsdal

Hvorfor ønsket du å samle medarbeidere til en egen fagdag om tjenesteutvikling for fremtiden?

– Avdeling for TSB i Helse Møre og Romsdal har årlige personalseminarer hvor vi setter fokus på fagutvikling, teambuilding og sosiale aktiviteter. Avdelingen er spredd over hele fylket, og derfor er det ekstra viktig å ha møtepunkter hvor vi kan samkjøre oss, dele erfaringer og sikre at alle ansatte har en god kjennskap til det helhetlige tilbudet vi har innen TSB.

– I fjor var min ledergruppe på TSB-lederkonferansen hvor hovedtema var fremtidens TSB. Fremtidsstudien vi fikk presentert, ga oss innblikk i hvilke trender vi kommer til å møte. Alle seksjonene i avdelingen har de siste årene arbeidet med å videreutvikle våre tilbud, og derfor ble fremtidsstudien et viktig supplement å ta med tilbake til våre ansatte, som et grunnlag i utviklingsarbeidet.

– Sammen med personalet er det viktig for oss å sjekke ut hvor er vi er og hvilke endringer som må til for å møte fremtiden. Derfor hadde vi dette som tema på det årlige personalseminaret vårt. Et viktig mål for dagen var å gjøre personalet kjent med fremtidstrendene, sikre eierskap til endringer og bidra til at vi ser muligheter sammen.

Hvordan var dagen lagt opp?

– Vi valgte å søke bidrag fra fagfolk som hadde dybdekunnskap om fremtidsstudien og som også kjenner TSB-feltet nasjonalt. Derfor kontaktet vi Nasjonal kompetansetjeneste TSB, og Hilde Harwiss og Karoline Rollag stilte gladelig opp.

– Det var viktig for oss at dagen satte søkelyset på fremtiden, men også nåtiden og hvilke muligheter vi har. Funnene fra fremtidsstudien ble presentert for de ansatte, og deretter presenterte ansatte fra ulike seksjoner sine nye tilbud. Blant de nye tilbudene i døgnseksjon var kognitiv terapi i grupper, narrativ eksponeringsterapi og dialektisk atferdsterapi. I poliklinikkene ble tilbud om Pegasusgruppe presentert.

– For å legge til rette for å identifisere muligheter sammen, brukte vi metoden «Verdenskafé». I forkant utarbeidet vi syv fokusspørsmål som knyttet seg til fremtidstrendene. Denne metodikken ga de ansatte muligheten til å dele sine refleksjoner og kunnskap med andre. De vandret fra bord til bord med ulike fokusspørsmål og ulike deltakere. På hvert av bordene satt egne bordverter som skrev ned det som ble sagt, og som vil være viktig bidrag i det videre utviklingsarbeidet i avdelingen.  

Hvor forberedt mener du at dere er på å møte fremtidens behov?

– Vi tilstreber til enhver tid å tilpasse oss fremtidstrendene. Eksisterende og ny forskning vil være viktig i det videre utviklingsarbeidet vårt.

– Vi ser at mer spesialisert kompetanse trengs, som igjen krever at de ansatte har verktøyene de trenger. Vi sliter med å rekruttere nok spesialister – både psykologer og leger – og det medfører at vi i større grad må satse på å spesialisere de med høgskoleutdanning. Vi vet at dette problemet ikke er unikt for Helse Møre g Romsdal.

– I vårt helseforetak har man satt fokus på å rekruttere og beholde fagfolk innen psykisk helse og rus gjennom muligheter for å søke prosjektmidler. Vi søker nå om midler sammen med de andre TSB-enhetene i Helse Midt-Norge, om å bygge kompetanse og spesialisere de med høgskoleutdanning som jobber i TSB.

Har fagdagen endret hvordan dere tenker rundt, og planlegger for, fremtidens rus- og avhengighetsbehandling?

– Funnene fra fremtidsstudien ble nok mer en bekreftelse på hva vi allerede har sett, og som allerede har bidratt til at vi har satt i gang de endringene vi har gjort. Dagen vi hadde sammen om fremtidens rusbehandling ga rom for gode diskusjoner og refleksjoner og mulige tiltak og endringer. Jeg syns vi har fått en tydeligere felles forståelse for de utfordringene vi står i, og at endringer må til. Samtidig ser vi at vi er på rett vei, og at endringene vi allerede har gjennomført er riktige og til det beste for våre pasienter.

Hva er tre viktige suksessfaktorer for å lykkes med å involvere personalgruppen i tjenesteutvikling?

– Sikre god tverrfaglighet og forståelse for viktigheten av hverandres kompetanse.

– Legge til rette for aktiv deltakelse fra alle ansatte.

– Gi påfyll av kompetanse med oppdatert forskning og kunnskap.

Open Space-konferanse i Stavanger

Hvorfor ønsket dere å ha fremtiden som tema på StaRus-konferansen 2024?

– Stavangergruppen for rusforskning inviterte til den årlige StaRus-konferansen med temaet «Hvordan blir framtidens rusbehandling 2044?». StaRus består av deltagere fra Universitetet i Stavanger, KORUS Stavanger, Avdeling for rus og avhengighetsbehandling ved Stavanger universitetssjukehus og Regionalt kompetansesenter for rusmiddelforskning i Helse Vest (KORFOR). Vi har hatt denne konferansen siden 2004.

– Grunnen til at vi valgte dette temaet er at det skjer så mange endringer i samfunnet nå at det er viktig å filosofere over hva fremtiden kan bringe, og være opptatt av hvordan en kan møte endringer på en konstruktiv måte.

Hvordan var dagen lagt opp?

– Konferansen, med ca. 90 deltagere fra ulike deler av rusfeltet, var organisert etter Open Space-metoden. Det er en arbeidsform som innebærer at du ikke kommer til et ferdig opplegg, men selv er med på å skape innholdet – etter eget engasjement og fokus. Konferansen startet med en «tom» dagsplan – en vegg. Etter en kort introduksjon om overordnet tema, fylte deltagerne denne veggen med de temaene og spørsmålene de kjente mest engasjement for. 17 ulike tema ble diskutert i grupper. Eksempler på tema var:

• Hvilken betydning får medisiner i fremtidens rusbehandling?
• Vil legalisering/avkriminalisering påvirke fremtidens rusbehandling og hvordan?
• Bruk av kunstig intelligens i fremtidens rusbehandling
• Kan vi ta rotta på alkoholen?
• Veggløs klinikk
• Erfaringskompetansens rolle i fremtidens rusbehandling

Hva er viktig for å lykkes med å involvere personalgruppen i tjenesteutvikling?

– Selv om dette var en konferanse og ikke en personalsamling, er lærdommen å gi mye frihet når personalgruppen skal involveres i å tenke rundt hva fremtiden vil bringe og hvordan en møter utfordringene på konstruktive måter. Tilbakemeldingene på slutten av dagen var at dette hadde vært svært lærerikt og veldig kjekt. Jeg tror alle som deltok fikk mange nye ideer som er nyttige å ta med seg. Referatene fra alle gruppene er blitt sendt ut til alle som deltok.

– Min personlige mening er at vi må forberede oss på mye større endringer enn det feltet har opplevd de siste 20 årene.

Venter vi på fremtiden – eller former vi den?

Hvordan bruke kunnskapen om fremtidens rus- og avhengighetsbehandling når vi planlegger utvikling av tjenestene våre? Vi har laget en ressurs for deg som er leder i TSB, som inneholder informasjon om fremtidsstudien "Rus- og avhengighetsbehandling 2035" kombinert med filmer og tips til praktiske prosessverktøy og metoder for tjenesteutvikling. Med dette håper vi du blir enda mer inspirert til å ta akivt grep for å forme tjenestene til fremtidens behov. 

Oppdag fremtidsressursen