OUS med vellykket overgang til nytt pasientjournalsystem

‒ Dette gikk jo så bra! Første uka med DIPS Arena var den beste uka jeg har hatt på jobb på lenge, sier sykepleier Ove Bøe-Fjogstad på Infeksjonsmedisinsk isolatpost ved Ullevål.

Publisert 27.06.2023

Sist oppdatert 05.07.2023

Tekst: Oddny J. Johnsen, foto: Silje Tessem Moan

Europas største sykehus, Oslo universitetssykehus (OUS), har nettopp tatt i bruk et helt nytt journalsystem. Innføringen har gått over all forventing og nå er sykehuset klar for videre utvikling.

Gleder seg til resten

‒ Vi hadde litt ekstra bemanning den uka vi gikk opp, for å ha minst en superbruker tilgjengelig hvert skift. Men det var så lite behov for Arena-støtte at vi isteden fikk en uke med bedre tid til andre arbeidsoppgaver. Den beste uka jeg har hatt på jobb på lenge, sier Bøe-Fjogstad. Han liker mye ved den nye programvaren, og er utålmodig etter å få på plass flere verktøy som kan bidra til økt pasientsikkerhet og mer fornuftig tidsbruk.

Bilde av Ove Bøe-Fjogstad og Nina Einarsbøl foran en skjerm — Helsesekretær Nina Einarsbøl og sykepleier Ove Bøe-Fjogstad deler kontor på Isolasjonsposten på Ullevål. Hun synes det har vært vanskelig å lære seg alt det nye. Han er begeistret for fremskrittet som systembyttet representerer, og hjelper gjerne til slik at kollegaen lærer seg stadig mer av DIPS Arena.

30-åringen gleder seg til resten. I så stor grad at entusiasmen hans ‒ mot alle odds ‒ har smittet av på kollega Nina Einarsbøl. Hun er isolatpostens eneste helsesekretær. I dag kan hun le av det, men etter sitt aller første møte med DIPS Arena gikk hun rett og slett hjem og gråt. Nina skal få fortelle hele denne historien, men la oss ta det store bildet først:

Samtlige somatiske avdelinger ved OUS, fikk den 21. mai det nye pasientjournalsystemet DIPS Arena. I alt har cirka 15.000 ansatte ved sykehuset nå fått oppleve at DIPS Classic ble skrudd av og at en ny datahverdag har begynt. Forskjellen mellom de to journalsystemene fra DIPS er så store at overgangen ble behandlet som et systembytte.

Overraskende enkelt

‒ Vi hadde forberedt oss på alle scenarioer, men heldigvis gikk alt bra. Vi har selvsagt hatt noen feil som ble rettet fortløpende, men det er ikke til å unngå i en så stor prosess, sier Anne Fossum, prosjektleder for Arena-innføringen ved OUS. Etter fire ukers drift tør hun endelig puste ordentlig ut og kan si det høyt: ‒ Vi er veldig stolte.

Stolt er også Hilde Myhren. Hun er medisinsk direktør ved OUS og oppsummerer systemskiftet slik: ‒ Dette gikk lettere enn forventet.

Medisinsk direktør ved OUS Hilde Myhren. Foto: Marthe Mølstre (DIPS)

Myhren roser arbeidet som både prosjektstaben, DIPS og ikke minst de 1.600 superbrukerne i OUS har gjort. Det har vært en løsningsorientert gjeng med stor entusiasme og arbeidskapasitet.

‒ Vi tok med oss lærdommen fra Helse Vest og Helse Nord, og våre egne suksesskriterier fra innføringen i Klinikk for Psykisk helse og avhengighet i fjor. Vi har bare satt forstørrelsesglass på alt sammen, og opprettet flere roller spesielt hva angår endringsledelse. Et av tiltakene har vært et felles Teams-område for alle superbrukerne. De har vært helt utrolige! Snart løste de ikke bare problemer sammen med oss, men hjalp og delte løsninger med hverandre, forteller prosjektleder Fossum.

Bilde av prosjektleder Anne Fossum — Anne Fossum er prosjektleder for Arena-innføringen ved OUS, og kan etter den første måneden i drift med DIPS Arena, senke skuldrene og konstatere at innføringen gikk veldig bra.

Imponert over tempoet

Lene Marie Jacobsen er, i likhet med Ove Bøe-Fjogstad, også sykepleier og superbruker i Arena. Jacobsen jobber på urologisk sengepost A ved Klinikk for kirurgi, inflammasjonsmedisin og transplantasjon ved Aker. Hun fikk høre om DIPS Arena i fjor, og ble satt opp som superbruker i februar. Etter gjennomført superbrukerkurs likte hun umiddelbart programmet veldig godt.

Lene Marie Jacobsen er sykepleier og superbruker i DIPS Arena. Hun jobber på urologisk sengepost A ved Klinikk for kirurgi, inflammasjonsmedisin og transplantasjon ved Aker.

‒ Jeg synes det er pent å se på. Programmet bærer preg av at klinikere har bidratt med tilpasninger og utvikling. Min motivasjon for å delta som superbruker var å skape engasjement i avdelingen og hjelpe kolleger med å forstå programmet slik at oppstarten skulle bli så behagelig som mulig.

Sykepleieren synes Arena er oversiktlig og bedrer pasientsikkerheten.

‒ I tillegg er dokumentene mer koblet sammen, og lettere å finne fram i. Det som er viktig nå er at vi internt blir enige om hvordan vi gjør ting i Arena, siden vi nå kan dokumentere ulike steder.

Jacobsen setter pris på god hjelp i dagene etter innføring, blant annet av ambulerende Arena-team som gikk rundt for å hjelpe superbrukere og ansatte som sto fast.

‒ Det var fascinerende å se hvor godt oppstartstøtten fungerte. Jeg opplevde at små feil som jeg meldte inn var fiksa en halvtime senere, forteller hun. For å bidra litt ekstra til at overgangen skulle gå bra, har superbrukerne på avdelingen kjørt små internundervisninger i Arena for kollegaer.

Bra med digital støtte

Trine Sæther Hagen er overlege innen barnekirurgi på Rikshospitalet, og ble plukket ut til å være superbruker i DIPS Arena.

Bilde av trine Sæther Hagen — Overlege og barnekirurg Trine Sæther Hagen jobber på Rikshospitalet. Hun synes det er mye nytt å finne ut av, og bruker flittig Altoportalen som viser hvordan man klikker seg gjennom ulike oppgaver i DIPS Arena.

‒ Frivillig tvang, smiler hun. Hagen ventet bevisst med å ta kurs til nærmest mulig oppstarten, for å ha alt friskt i minnet når det braket løs. Men fortsatt er hun overveldet og opplever at det er mye hun ennå ikke har funnet ut av.

‒ Jeg må si at der har Altoportalen og Alto Inline vært til stor hjelp.

Altoportalen inneholder guider som ved hjelp av tekst og skjermbilder viser hvordan man klikker seg gjennom ulike oppgaver. Alto Inline er en digital hjelper som tilbyr guider tilpasset den siden brukere står på i Arena. Derfor blir hjelpen både rask og presis. Hele 19.000 guider ble vist i Altoportalen den første uka Arena var i drift. Antallet brukere som hadde tatt e-læringskurs i DIPS Arena før innføringen var på over 60 prosent, slik prosjektet hadde som mål. I tillegg har det vært stor pågang i det digitale øvingsmiljøet.

En krevende omstilling

‒ Noen synes dette med Arena er gøy, andre finner det utfordrende. Ved vår avdeling er vi syv overleger og to leger i spesialisering, og vi deler tips etter hvert som vi finner ut av ting. For min egen del bruker jeg akkurat nå mer tid på å dokumentere i Arena enn jeg gjorde i Classic. Jeg synes det er mange klikk og mange linjer med informasjon vi ikke trenger, sier Hagen som med overgangen til Arena deltar i sitt tredje systembytte på pasientjournal. Hagen har jobbet ved OUS siden 1999.

Nina Einarsbøl ved Isolatposten på Ullevål, har også en lang karriere ved OUS. Hun er eneste helsesekretær på sengeposten, og vant til å kunne hjelpe til med alt mulig.

‒ Jeg er veldig glad i jobben min, og jeg elsker å jobbe. Men allerede da jeg hørte om Arena begynte jeg å grue meg.

På eget initiativ deltok hun på superbrukerkurs som omhandlet oppgaver for kontor-rollen. Einarsbøl ble fullstendig satt ut. Fra å være den den på jobb som var vant til å ha full kontroll, opplevde hun nå ha null kontroll.

‒ Kurset startet med informasjon om ting som ikke var relevant for mine arbeidsoppgaver. Da vi endelig kom dit, hadde jeg ramlet av for lenge siden. Jeg ringte fortvilet til min kollega Ove, og fikk litt trøst i at det også var enkelte ting heller ikke han forsto. Men han var jo ikke bekymret. For meg var det faktisk så ille at jeg gråt da jeg kom hjem. Jeg var sikker på at jeg ble nødt til å finne meg en ny jobb ‒ i en alder av 60!

Det første kollega Ove Bøe-Fjogstad fikk til, var å dempe redselen hennes. De to deler kontor og han har dermed mulighet til å bidra litt, etter hvert som det dukker opp nye problemstillinger for helsesekretæren.

‒ Det holder ikke å si at jeg må ha det inn med teskje, her bruker vi pipette, spøker Einarsbøl selvironisk.

I dag føler helsesekretæren at hun har brukbar kontroll, og hun vet også at hun ikke har vært alene om å slite litt.

Bilde av Ove Bøe-Fjogstad og Nina Einarsbøl. — Sykepleier Ove Bøe-Fjogstad og helsesekretær Nina Einarsbøl ved Isolasjonsposten på Ullevål er gode kollegaer. Ove er superbruker i DIPS Arena og har hjulpet Nina å bli trygg, etter at hun først ble engstelig for alt det nye.

Får ekstra kurs

Arena-prosjektet har tatt ekstra tak i det helsesekretærene opplever som utfordrende. De er den yrkesgruppen med flest oppgaver i DIPS Arena, og som har mye å hente på å lære seg mer funksjonalitet enn den grunnleggende. Prosjektet har blant annet tilbudt ekstra kurs.

– Dette har vi fått gode tilbakemeldinger på. Vi kommer jevnlig til å jobbe med tips og triks og selvsagt også nye kurs, ikke minst med tanke på nyansatte. Ved siden av det er det mulig å ta e-læringskursene flere ganger, forteller Fossum.

For Nina Einarsbøl sin del hjelper det å få store doser entusiasme fra nabopulten.

– Jeg liker digitale fremskritt, og et slikt moderne verktøy kan hjelpe oss med forbedringer i klinikken. Jeg er medlem av OUS sitt antibiotika-team og ønsker at hele OUS får DIPS Wall, blant annet som et hjelpemiddel for riktig antibiotikabruk, sier Ove Bøe-Fjogstad.

Klare for mer

Medisinsk direktør Hilde Myhren er klar over at mange på OUS er klare til å komme videre – fort. Mange ønsker seg en utvikler «hengende over skuldra». En som kan se hvordan Arena brukes i deres kliniske hverdag.

– OUS er som ti ville hester nå i sin iver på å ta utviklingen videre. Vi har klinikere som står klare med ideer for viktige behov innen sine fagfelt, sier Myhren. Men hun må tøyle hestene enn så lenge. Både fordi det fortsatt krever store ressurser å få de andre sykehusene i Helse Sør-Øst opp på DIPS Arena, og for at energien ikke skal brukes på feil sted. Hun understreker at det er viktigere enn noensinne å ta de riktige beslutningene. Slik at områdene med potensiale for størst gevinst får prioritet.

Prosjektleder Anne Fossum utdyper hvorfor det er viktig å se det hele litt an:

– Vi bør ha brukt systemet en stund før vi kommer med de store endringsønskene. Dette for å være sikre på at det vi foreslår tar oss framover og ikke bakover. Akkurat nå melder mange inn endringsønsker med bakgrunn i det vi kjenner fra før; som skjermbilder og arbeidsflyt fra DIPS Classic, sier hun.

– Det har vært viktig for OUS å innføre DIPS Arena. Nå har vi på plass en teknologisk grunnmur vi kan bygge videre på.