Søknad og formalisering

Søke om midler

Før du søker om midler til forskningsprosjektet ditt, må du sette deg inn i interne retningslinjer for søknadsprosessen og innhente nødvendige godkjenninger internt. Rutinene vil variere fra foretak til foretak. Disse sidene presenterer primært rutiner som gjelder ved OUS, og er forankret i rutinen Retningslinje for virksomhet (oppgaver) med særskilt finansiering.

Retningslinjen krever at nærmeste leder har godkjent prosjektidéen. Du må redegjøre for prosjektets innhold/mål og hva du søker om i finansieringen (fra finansieringskilde), samt hva prosjektet vil koste sykehuset å gjennomføre (egenandel). Totalbudsjettet består av det du søker fra finansieringskilden pluss det sykehuset må dekke.

Beløpsgrenser og fremgangsmåte ved godkjenning av søknader i OUS

Totalbudsjett opptil 6 MNOK: Godkjenning av avdelingsleder (nivå N3).
Totalbudsjett fra 6 til 20 MNOK: Godkjenning både av avdelingsleder og klinikkleder/forskningsleder.
Totalbudsjett fra 20 til 50 MNOK: Godkjenning av avdelingsleder, klinikkleder/forskningsleder og forskningsdirektør.
Søknader med totalbudsjett over 50 MNOK må i tillegg godkjennes av administrerende direktør.

Administrative data Oslo universitetssykehus HF (OUS) / Oslo University Hospital (OUH)

Tilslag på søknad om forskningsmidler

Det er ulikt hvordan finansieringskilder gir tilbakemelding på tilslag eller finansiering av forskningsprosjekter. Hovedreglene er at finansieringskilden melder tilbake til søker/prosjektleder og administrativt ansvarlig ved institusjonen, men det er viktig å huske at man som prosjektleder selv står ansvarlig for å følge opp sin bevilgning og formaliseringen av denne internt i egen institusjon.

Når du har mottatt tilsagnsbrev og/eller kontrakt fra finansieringskilder er det ved OUS kun administrativt ansvarlig som har fullmakt til å underskrive og akseptere bevilgning. Dette skjer i samråd med søker/prosjektleder og linjeleder (avdelingsleder) der søker/prosjektleder har sin ansettelse og hvor prosjektet skal gjennomføres.

Skal prosjektet gjennomføres med samarbeidspartnere fra andre institusjoner må det inngås samarbeidsavtaler. Noen finansieringskilder krever dette forelagt på forhånd før kontrakt/tilsagnsbrev kan inngås mellom finansieringskilde og prosjektansvarlig institusjon. Alle samarbeidsavtaler i OUS skal kvalitetssikres av seksjon for ekstern finansiering og rapportering.

Hvordan få opprettet internt prosjektnummer ved OUS?

Dette gjøres i register for ekstern finansierte prosjekter - EFP-register i Medinsight. Se veiledning (PDF). For å sette i gang prosessen tar man kontakt med økonomileder/rådgiver i klinikken.

Forskningsstøtte, ved team for ekstern finansiering, vil følge opp og ta initiativ til oppstartsmøte ved tilslag på midler fra EU eller andre internasjonale finansieringskilder.