Kartlegging av arbeidsflyter: - La helsearbeidere fokusere på pasientene

Julie Anette Erdal, innleid fra Sopra Steria og Andreas Momme Jensen fra Helse Sør-Øst RHF leder arbeidet med å kartlegge og dokumentere arbeidsprosesser og avdekke forbedringspotensial, og dette blir en viktig del av både opplæringsplaner og utvikling av nye prosedyrer i forbindelse med nytt klinikk- og protonbygg.

 

Det handler om hverdagen i sykehuset – om møtene med den enkelte pasient, om bemanning og logistikk og opplevelse av tid og mestring. Det handler ifølge Julie Anette om å finne helhetlig gode løsninger i samspillet mellom teknologi, bygg og organisering, så man har gode rammer for å kunne utøve sitt fag.

- Vi ser på ulike former for arbeidsprosesser og hvordan disse blir påvirket av nye bygg, nye konsepter, tekniske løsninger og eventuelt endret organisering. Derfor er det viktig at vi har med alle som har en rolle i totalflyten «ende-til-ende». Alle sitter med verdifull innsikt og kompetanse om sin rolle og kan bidra til forbedre helheten. Hva er planlagt som vil medføre endringer, og hvordan ønsker vi å jobbe gitt disse endringene? I tillegg må endringene ses i kombinasjon med det som skal forbli som det er. Det er komplekst, men veldig spennende, sier hun. 

Ta for eksempel ensengsrom; hvordan påvirkes arbeidsprosesser av at ingen pasienter skal dele rom? Hvor oppstår proppene som gjør at det i dag er unødvendig ventetid for pasienter eller personell? Hvordan kan vi utnytte informasjonsdeling og nye verktøy for å gjøre denne flyten best mulig? 

- Det handler om å planlegge for hvordan hverdagen blir i 2024, påpeker Julie Anette.

Innføring av ensengsrom vil påvirke arbeidshverdagen til flere yrkesgrupper i sykehuset. For å avdekke hvordan hverdagen påvirkes, kartlegges ulike prosesser, for eksempel pasientreisen fra innkalling til utskrivelse. 

- Vi starter med å se på fremtidig pasientflyt og hvilke arbeidsprosesser som vil understøtte denne. Vi har arbeidsmøter med ulike yrkesgrupper hvor vi sammen ser på de arbeidsprosessene, og diskuterer hvor det oppstår utfordringer i dag, samt hvilke endringer som følger med overgangen til ensengsrom, forklarer Andreas.

Elisabeth Borenstein er enhetsleder i Kreftklinikken, og deltaker i ensengsrom-gruppen. Hun er glad for muligheten til å belyse forbedringsområder, særlig med tanke på sykepleiernes tidsbruk.

- Dette arbeidet er veldig viktig, det at ulike faggrupper samles og diskuterer forbedringsområder. Det er sånn vi kartlegger hva som kan gjøres annerledes, og forklarer hvorfor det bør gjøres på andre måter. For eksempel synes jo jeg at sykepleiere brukes til mye unødvendig som går utover tiden med pasientene. Nå har vi en gylden mulighet til å belyse dette og se på hvordan vi kan jobbe bedre. Det handler egentlig om noe så enkelt som å ha rett person på rett sted. La helsearbeidere fokusere på pasientene! Vi kan hente mange gevinster av å se på hvem som kan utføre de ulike oppgavene, og tilrettelegge for at flyten blir bedre. 

​Det som kalles flyt (for eksempel pasientflyt utreise) kartlegges ved å bryte den opp i mindre prosesser. Så gjennomgås det hva som kan være mulige forbedringspotensialer, utfordringer i dag og potensielle endringer grunnet for eksempel nye IKT-løsninger. De enkelte prosessene sorteres så i den rekkefølgen som prosessteamet mener gir den beste flyten totalt sett, og det vurderes hvilke prosesser som bør detaljeres videre.​

Elisabeth Borenstein er fornøyd med fremgangsmåten som brukes for å kartlegge prosesser, og opplever det som nyttig å diskutere enkelte prosesser med involverte faggrupper. 

- Ved å samle ulike yrkesgrupper til disse møtene får man økt forståelse for hva de andre gjør og ikke gjør, og hvorfor ting er som de er i dag. Arbeidet går veldig i detalj, noe som er utrolig bra, for sånn må det faktisk være hvis vi skal klare å se hele flyten. Når skal sengen ut fra rommet, hvem skal kontaktes, hvordan går beskjeder videre? Det er mange spørsmål som dukker opp, og disse gjør at vi utfordres til ta et skritt tilbake og se på hvordan ting ideelt sett kan løses, og ikke være så fastlåste i hvordan vi jobber i dag, avlutter hun.